Analyser un événement avec les notebooks FOH

Un accident, un incident, une difficulté ou une situation réussie : partez de ce qui s’est réellement passé pour préparer des questions et apprendre de l’expérience, au travail, dans une association ou dans la vie quotidienne.

Pas de fichier à joindre ? Vous pouvez copier-coller un récit préparé dans la zone de discussion. Quelques faits utiles suffisent pour commencer. Préparez ce texte hors du notebook et retirez les informations confidentielles avant de l’envoyer.

Les deux notebooks sont gratuits et accessibles avec un compte Google dans Gemini Notebook, anciennement NotebookLM. Ils proposent des pistes de réflexion à vérifier avec les personnes concernées.

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Deux regards complémentaires sur le même événement

Philosophie FOH · Comprendre la situation et ses effets humains

Explorez le vécu des personnes, les contraintes, les règles, les ressources disponibles, les signaux qui ont pu passer inaperçus et les marges de manœuvre. L’objectif est de comprendre ce que l’organisation rend possible ou difficile, sans réduire l’événement à une faute individuelle.

Une demande possible : « Aide-moi à comprendre cette situation à partir des sources FOH. Quelles contraintes, quels effets sur les personnes et quelles questions méritent d’être examinés ? Distingue les faits rapportés, les hypothèses et les informations manquantes. »

FOH Process · Examiner l’activité et préparer des améliorations

Reconstituez les étapes, les rôles, les transmissions, les décisions et les vérifications. Examinez les écarts entre ce qui était prévu et ce qui s’est passé, ainsi que ce qui a limité les conséquences. Préparez ensuite des améliorations à discuter, à tester et à suivre.

Une demande possible : « Aide-moi à reconstituer le déroulement de l’activité. Pose des questions sur les rôles, la coordination et les vérifications. Propose des pistes à tester et les effets à observer, sans présenter une hypothèse comme une cause établie. »

Vous pouvez utiliser le même récit dans les deux notebooks et confronter leurs propositions. Leurs conversations sont séparées : l’un ne lit pas automatiquement vos échanges avec l’autre.

Préparer un récit utile, sans exposer les personnes ni l’organisation

Conservez : l’activité et son objectif, l’ordre des faits, les rôles utiles, les contraintes, les moyens disponibles, les conséquences observées et ce qui a permis de récupérer la situation. Signalez ce que vous ne savez pas.

Retirez ou généralisez : les noms, coordonnées, noms d’entreprise, lieux précis, références internes, dates identifiantes, données personnelles ou de santé, secrets techniques et commerciaux. « Personne A », « équipe B » ou « jour 1 » peuvent suffire. Un détail rare peut toutefois permettre une identification : enlever les noms ne garantit pas l’anonymat.

Si vous partez d’un rapport, rédigez une synthèse limitée aux éléments que vous êtes autorisé à partager. Le copier-coller transmet aussi des données à Google. Respectez les règles de votre organisation ; en cas de doute, utilisez un cas entièrement fictif.

Trame à copier dans la discussion

Ouvrez l’un des notebooks, collez cette trame complétée dans Discussion, puis envoyez votre message. Avec un accès lecteur, vous pouvez échanger sans ajouter votre rapport aux sources partagées. Si le texte est trop long, commencez par une synthèse et ajoutez les précisions utiles au fil des questions.

Un exemple fictif pour essayer

S - Situation

Lors de la préparation d’une activité associative, un bac a été déposé dans un passage. Une personne a trébuché sur ce bac, sans être blessée. Deux bénévoles pensaient chacun que l’autre devait dégager le passage. À la suite de l’événement, le passage a été libéré et l’activité a été mise en pause.

A - Antécédents

Le rangement habituellement utilisé était indisponible, sans que la raison soit connue. Nous ignorons si des événements similaires se sont déjà produits et si des consignes précises existaient concernant le rangement et le dégagement des passages.

E - Évaluation

Cet événement révèle un écart entre la nécessité de maintenir un passage dégagé et les conditions réelles de préparation de l’activité. Plusieurs éléments méritent d'être examinés : l'indisponibilité du rangement, la compréhension des responsabilités entre bénévoles et les modalités de coordination. Nous ne disposons pas encore de suffisamment d’informations pour déterminer comment ces éléments ont contribué à l’événement.

D - Demande

Pouvez-vous analyser ce presque-accident selon une approche systémique des facteurs organisationnels et humains (FOH) ?

Avec Philosophie FOH : quelles contraintes ont pesé sur les bénévoles ? Quelles marges d’action avaient-ils ? Comment en parler en préservant la dignité de chacun ?

Avec FOH Process : comment la préparation s’est-elle déroulée ? Qui disposait de quelle information ? Quels points de coordination et de vérification faut-il éclaircir ? Quelle amélioration pourrait être testée ?

Vous pouvez aussi demander un anlyse par le prompte OARPIR

Retrouver les ressources de l’association FOH →

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